Ab jetzt immer remote!? Chancen und Grenzen der ERP-Einführung aus der Ferne

Eine erfolgreiche und zufriedenstellende ERP-Einführung hängt maßgeblich vom Faktor Mensch ab. Das A&O: die Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten. Genau die musste und konnte während der Corona-Pandemie aber oftmals ausschließlich remote erfolgen – auch in Bereichen, in denen die digitale Zusammenarbeit bislang eher unüblich war. Das Zwischenfazit: Für viele Themen funktioniert das richtig gut, und es werden Pläne geschmiedet, auch künftig stärker auf Remote-Arbeit zu setzen. Gilt das auch für die ERP-Einführung aus der Ferne?

Noch immer eilt ERP-Einführungen ein eher schlechter Ruf voraus. Herausfordernd ist ein solches Projekt unter anderem deshalb, weil viele Schnittstellen einer präzisen Abstimmung bedürfen.

Es ist elementar, dass alle beteiligten Personen an einem Strang ziehen und eine klare Zielvorstellung haben.

Das gelingt vor allem durch eine zeitnahe und einfache Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten sowie deren genaue Kenntnis des erarbeiteten Projektplans. Nur so lassen sich von Beginn an Unklarheiten und Abstimmungsprobleme beheben.

Doch die Bündelung aller Informationen ist alles andere als leicht. Hinzu kommt, dass es weder für die Kommunikation noch für das Projektmanagement feste Tools oder Standardvorgehen gibt und stattdessen immer wieder auch individuelle Vorlieben der Unternehmen Berücksichtigung finden. In der Folge ist jedes Einführungsprojekt ein wenig anders. Umso wichtiger wird von Vielen der persönliche Kontakt empfunden, der manch Manko problemlos ausgleicht. Genau der kommt bei einer reinen Remote-Einführung jedoch offenkundig zu kurz.

Ein zentrales Kollaborationstool schafft zentrale Wege

Statt persönlicher Vor-Ort-Termine und Abstimmungen von Angesicht zu Angesicht werden digitale Meetings und Workshops durchgeführt. Noch stärker als in klassischen Einführungsprojekten dient ein Projektmanagement- bzw. Kollaborationstool zudem als zentrales Medium, durch das nicht nur die Kommunikationswege klar und simpel sind. Vor allem wird auch die Nutzung dezentraler Kommunikationsmittel wie E-Mail und Telefon reduziert. Verknüpft mit einer Projektmanagementlösung ermöglicht es den Zugriff und die Bearbeitung von Projektplänen, die Übertragung von Dateien und unterstützt unkomplizierte Chats oder Videotelefonie in definierbaren Projektgrupen. Darüber hinaus ist eine strukturierte und vollständige Dokumentation durch zentrale Dateiablage, deren Online-Bearbeitung sowie automatische Versionierung und Rückverfolgung problemlos möglich.

Neue Routinen der Zusammenarbeit brauchen Zeit

Ein Blick in die Praxis zeigt, dass es mit der Einführung geeigneter Kommunikations- und Projektsoftware oftmals nicht getan ist. Das gilt insbesondere für KMU. Viele Unternehmen verfügen gar nicht über ausreichende technische Möglichkeiten, um allen Beteiligten das notwendige Equipment für die reibungslose Remote-Arbeit bereitzustellen. Beispielsweise fehlen geeignete Endgeräte, Webcams oder Headsets. Stehen größere Meetingräume zur Verfügung, reicht wiederum die Übertragungsqualität nicht aus, um erfolgreich Remote-Workshops mit mehreren Personen durchzuführen.

Hinzu kommt: Die für die Arbeit mit projektbezogenen Kommunikationsmitteln notwendigen Routinen müssen erst entstehen. Das gilt auch für Einführungsprojekte vor Ort, bei denen Projektmanagement- und Kollaborationstools als Ergänzung längst ebenfalls gang und gäbe sind. Diesen Change treiben Projektverantwortliche in aller Regel aktiv voran. Aus der Ferne ist die Begleitung dieses Veränderungsprozesses aber deutlich schwer(er).

Die ERP-Einführung der Zukunft kommt mit weniger Vor-Ort-Besuchen aus

Mit oder ohne Pandemie gilt: Grundsätzlich lässt sich alles remote abwickeln. Entscheidend wird aber auch in Zukunft die individuelle Berücksichtigung der örtlichen Begebenheiten bleiben. Daran müssen sich sowohl organisatorisch als auch technisch die Einführungsmethoden und -wege orientieren. Gerade für diese Bestandsaufnahme bleibt der persönliche Kontakt wohl auch künftig der Königsweg. Gleichzeitig lässt sich auf dieser Basis bei Unternehmen aller Größen klar definieren, welche Projektaufgaben remote und welche vor Ort umzusetzen sind. Vor-Ort-Termine werden sich mit diesem Vorgehen deutlich reduzieren lassen und Einführungsprojekte werden effizienter und wirtschaftlicher.