ERP-Einführung: 10 wichtige Fragen für IT-Leiter

Es ist eine interessante Zeit für IT-Leiter. IT-Landschaften von produzierenden Unternehmen und die Technologien dahinter haben in den letzten Jahren einen großen Entwicklungssprung gemacht. ERP-Systeme profitieren u.a. von Fortschritten in den Bereichen KI, Business Process Management, IoT und Usability.

Während es bisher oft darum ging analoge Prozesse digital abzubilden, geht es nun darum Prozesse wirklich zu vereinfachen und neue Arbeitsweisen zu ermöglichen. Die Vorteile einer digitalen Transformation mit Hilfe des ERPs sind für Unternehmen aus der Produktion immens. Doch ohne klare Strategie können die vielen Angebote im Markt überwältigend sein. Im Zweifelsfall kann ein unpassendes, nicht auf die Branche zugeschnittenes System sogar schädlich für den Unternehmenserfolg sein.

IT-Leiter sollten daher diese zehn Fragen beantworten, damit dem erfolgreichen Auswahlprozess nichts mehr im Weg steht.

1. Welche Ziele will Ihr fertigendes Unternehmen mit der ERP-Einführung erreichen?

Bei der ERP-Einführung geht es um mehr als die simple Ablösung von alter Technologie. Intuitiv vertrauen viele Unternehmen darauf, dass eine neue, moderne Software-Lösung bestehende  Probleme in den Unternehmensabläufen lösen wird. Jedoch bleibt auch ein schlechter, nun eben digitalisierter Prozess ein schlechter Prozess.

Stellen Sie daher die Frage, welche qualitativen und quantitativen Ziele Sie mit der ERP-Einführung erreichen möchten an den Anfang.

2. Welche Änderungen in Prozessen und Organisation sind für den Erfolg des ERP-Projekts nötig?

Sobald Sie verstanden haben, welche Ziele Ihr Unternehmen mit dem neuen ERP-System erreichen möchte, können Sie eine Schwachstellenanalyse durchführen. Eine ehrliche Soll-Ist-Analyse bildet die Basis für durchgängige Abläufe und zeigt auf, wo Ihr Unternehmen wirklich steht. Insbesondere überflüssige Prozessschritte oder Automatisierungsmöglichkeiten sollten genau geprüft werden, denn hier schlummern die großen Optimierungspotentiale.

3. Wie kann das Change Management begleitet werden?

Wenn IT-Projekte scheitern, liegt das oft daran, dass die Menschen nicht mitgenommen wurden. Erfolgreiche Transformationen binden dagegen betroffene Mitarbeiter im Allgemeinen und Keyuser im Speziellen frühzeitig ein. Dies meint einerseits das gemeinsame Erarbeiten von Anforderungen und andererseits gutes Training mit der neuen Software. Kommunikation ist in jedem Fall von enormer Bedeutung, um das gesamte Unternehmen bei der digitalen Transformation mitzunehmen.

4. Steht das Management hinter einer neuen ERP-Lösung?

Ohne die Unterstützung von Management und Geschäftsführung wird selbst das am besten vorbereitete ERP-Projekt in Schwierigkeiten kommen. Die Führung eines Unternehmens muss hinter der neuen ERP-Lösung stehen und in der Belegschaft dafür werben. Klären Sie daher im Vorfeld, ob es Rückhalt für eine neue ERP-Software gibt und werben Sie dafür, falls dies noch nicht der Fall ist.

5. Welche Anforderungen an Usability sind für Ihr Unternehmen wichtig?

ERP-Anwender kennen und schätzen aus dem Privatleben den Komfort von Apps und modernem Webdesign. Daher erwarten sie auch verstärkt im Berufsleben, dass Software einfach und intuitiv zu bedienen ist und sich auf ihre Bedürfnisse einstellt. Überlegen Sie daher genau, welche Arbeitsschritte effizienter an einem Terminal oder mobil per Pad erledigt werden können und beziehen Sie diese Anforderungen in die Auswahl mit ein.

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6. Können die Experten näher an die Lösung herangebracht werden?

Die Prozessverantwortlichen sind die Experten für die Abläufe in ihrem Bereich. Nicht immer sind diese Mitarbeiter allerdings IT-affin. IT-Verantwortliche müssen daher oft Übersetzungsarbeit zwischen der Produktionswelt und ihrer Abteilung leisten. Nicht immer gelingt dies 100% zufriedenstellend.

Moderne ERP-Lösungen setzen auf Workflows, um Prozesse zu modellieren. Die Experten werden selbst in die Lage versetzt, ohne tiefes IT-Wissen selbst Hand anzulegen. Änderungen können schneller und mit weniger Fehlerpotential erledigt werden. Es macht daher Sinn, bereits im Vorfeld darüber nachzudenken, welche Mitarbeiter diese Rolle ausfüllen können und die Kollegen entsprechend vorzubereiten.

7. ERP vom Generalisten oder Branchenexperten?

Unternehmen haben in puncto ERP die Qual der Wahl. Im Feld der Anbieter müssen sie sich zwischen Generalisten und Branchenexperten entscheiden. Gerade produzierende Unternehmen sollten sich die Entscheidung genau überlegen, denn meistens macht es Sinn auf spezialisierte ERP-Anbieter zu setzen, die die Branche genau kennen. Typische Prozesse sind diesen Anbietern vertraut, Erfahrung ist vorhanden und auch eine gemeinsame Sprache kann leichter gefunden werden.

8. Welche Kernprozesse müssen abgebildet werden vs. welche Funktionalitäten sind wichtig?

Viele Unternehmen denken bei der ERP-Auswahl zuerst an bestimmte Technologien und Funktionalitäten, die abgedeckt werden müssen. Software ist aber immer nur das Mittel für Prozessoptimierungen und kein Selbstzweck. Daher sollte die Frage, wie die Kernprozesse des eigenen Unternehmens am besten abgebildet werden können, immer im Zentrum Ihrer Überlegungen stehen.

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9. Ist der Zeitplan realistisch?

Vor dem Start des Auswahlprozesses sollten IT-Leiter den Zeitplan für Ihr ERP-Projekt kritisch hinterfragen. Wichtige Aspekte und Überlegungen sind: 

• Sind die Änderungen der Prozesse in der vorgegebenen Zeit möglich?
• Können organisatorische Änderungen rechtzeitig durchgeführt werden?
• Besteht Zugriff auf notwendige Ressourcen wie Besprechungsräume, Beratung oder Hardware?
• Haben die Keyuser ausreichend freie Kapazitäten für das Projekt?

10. Passt der ERP-Projektplan zu Ihrer aktuellen Firmenstrategie?

ERP-Projekte sind eine Mammutaufgabe und ziehen sich von der ersten Idee bis zum Go-Live in der Regel über mehrere Jahre. Prüfen Sie daher immer wieder, ob der Zeitplan für die Einführung (noch) zum Zeitplan der Digitalisierung Ihres Unternehmens passt.

Autor: Felix Saran