Go-Live und dann? 11 Spar-Tipps nach der ERP-Einführung

Ein optimal ausgewähltes ERP-System bringt einem Unternehmen Geld, weil es einen starken Beitrag zur Optimierung der betrieblichen Prozesse leistet. Das rechtfertigt die in aller Regel hoch ausfallende Anfangsinvestition. Doch ein ERP-Projekt bringt auch Nachfolgekosten mit sich, welche wiederum mitunter auch den Kaufpreis relativieren. Unternehmen sollten bestimmte Positionen einkalkulieren, um das IT-Budget hier und da erheblich zu schonen.

Folgekosten 1: Wartung & Support

Um Wartungsgebühren kommen Unternehmen i.d.R. nicht herum. Die Krux: Die Wartungsmodelle unterscheiden sich mitunter erheblich von Anbieter zu Anbieter und sind nicht immer sofort durchschaubar. In aller Regel erheben sie jedoch eine monatliche Gebühr pro Lizenz. Der Preis ist üblicherweise Gegenstand der kundenindividuellen Vereinbarung. Obacht ist immer dann geboten, wenn pauschale – also User-unabhängige – Wartungsgebühren anfallen. Dies sollte nur dann der Fall sein, wenn es sich um sehr spezielle Funktionalitäten handelt, die grundsätzlich nur wenige User betreffen.

• Spar-Tipp Nr. 1

  Wichtig ist: Der Support sollte vollständig durch die Wartung abgedeckt sein. Zusätzliche Kosten sollten hierdurch nicht anfallen.

Folgekosten 2: Beratung

ERP-Systeme sind trotz offener, moderner Plattformstrukturen vor allem in ihrer Funktionalität komplex. Nur selten verfügen Unternehmen über internes Know-how, das sämtliche Bereiche abdeckt. Insbesondere wenn sich relevante Prozesse verändern oder Fragen zu speziellen Themen wie z. B. Wertefluss und Kalkulation, Kostenrechnung, Disposition und Produktionsplanung und -steuerung entstehen, müssen Unternehmen Beratertage des Softwarepartners einkalkulieren.

• Spar-Tipp Nr. 2:

  Eine gute Prozessdokumentation sowie präzise Ablaufbeschreibungen sparen den ein oder anderen Beratertag.

• Spar-Tipp Nr. 3:

  Bei Branchenspezialisten ist der Einführungsberater oftmals auch der spätere Kundenbetreuer. Andersherum warten generalistische ERP- und MES-Anbieter mit mehreren Beratern und ggf. separaten Kundenbetreuern auf. Denn ein Berater kann unmöglich sämtliche Funktionen eines generalistischen Systems beherrschen und ist nur auf einige wenige Bereiche spezialisiert. Das ist nicht nur teuer, es fehlt ebenso die persönliche Bindung, da die Berater in Abhängigkeit vom Thema wechseln. Und die ist bekannter Weise Gold wert. Ähnliches gilt übrigens auch für Partnerunternehmen großer Hersteller. Da Software-Entwicklung und Beratung aus verschiedenen Häusern kommen, kommt es immer wieder zu Verzögerungen und Reibungsverlusten, die letztlich Zeit und Geld kosten.

• Spar-Tipp Nr. 4:

  Eine lebende Anwender-Community, regelmäßige Anwendertreffen oder Plattformen zum Austausch unterstützen bei der Lösungsfindung eigener Fragestellungen und sparen mitunter Beraterkosten. Zudem bündeln sie Standardbestrebungen der Kundenunternehmen, die sich so gegenüber dem Hersteller einfacher durchsetzen lassen. Bares Geld spart mitunter also auch, wer auf einen Anbieter setzt, der die Vernetzung der eigenen Anwender-Community aktiv fördert.

Folgekosten 3: Releasewechsel & Updates

Wer Wartungsgebühren zahlt, erhält automatisch und kostenfrei neue Releases und Updates. Kostenpflichtig sind in diesem Zusammenhang aber notwendige Dienstleistungen: In Abhängigkeit der Komplexität der eingesetzten ERP-Lösung können für Releasewechsel mehrere Aufwandstage u. a. für Installation und Konfiguration, Datenmigration oder Differenzenschulung, anfallen. Ein weiterer Kostenfaktor kann die Migration von angeschlossenen Fremdsystemen auf höhere Versionen sein. Unumgänglich sind in diesem Fall umfängliche Tests der Schnittstellen zu den Fremdsystemen – mitunter sind sogar kostenpflichtige Anpassungen notwendig.

• Spar-Tipp Nr. 5:

  Je mehr Module und Produkte mit standardisierten Schnittstellen auch zu Drittsoftware aus einem Hause kommen, desto weniger Schnittstellen müssen bei einem Releasewechsel intensiv getestet und angepasst werden. Denn diese Arbeiten leisten die Anbieter dann schon vorab.

• Spar-Tipp Nr. 6:

  Fast jedes Unternehmen wechselt im Laufe der Zeit einmal die Plattform, z. B. von Oracle oder AS/400 nach SQL-Server. Während es hierfür am Markt sehr unterschiedliche Preise gibt, schließen einige Anbieter einen solchen Wechsel sogar grundsätzlich aus. Hier ist folglich Vorsicht geboten, und es gilt: Ein Plattformwechsel sollte möglich und nicht zu teuer sein.

Folgekosten 4: Erweiterungsmodule

Unternehmen sind grundsätzlich gut beraten, ein ERP-System zu wählen, das einem modularen Aufbau folgt: Ein Basismodul mit ERP-Kernfunktionalitäten ist dann jederzeit durch weitere Module ergänzbar. Diese werden wiederum über Lizenzen bzw. Pauschalen abgerechnet.

• Spar-Tipp Nr. 7:

  Ein modularer Aufbau stellt sicher, dass Unternehmen wirklich nur die Funktionalitäten bezahlen, die sie auch benötigen und nutzen. Sie lassen sich nach Bedarf auf- und abschalten.

• Spar-Tipp Nr. 8:

  ERP und MES wachsen in der Produktion immer stärker zusammen. Wer hier auf eine Lösung aus einer Hand setzt, spart zusätzlich. Denn das bedeutet weniger Berater, Schnittstellen, Koordination und Zeit.

Folgekosten 5: Individuelle Anpassungen

Nicht immer deckt der Standard eines ERP-Systems alle Prozesse eines Unternehmens ab. Die Chance steigt aber zweifelsohne allein durch den Einsatz einer Branchenlösung. In der Vergangenheit schlugen tatsächlich vor allem Kosten für das Customizing stark zu Buche. Heute sollten moderne ERP-Systeme Werkzeuge bereitstellen, mit denen Anwender Oberflächen und Prozesse selbstständig designen und schnell individuelle Anpassungen vornehmen können.

• Spar-Tipp Nr. 9:

  Mit Hilfe sogenannter Workflow-Module können Anwender Prozesse selbstständig designen und agil an schnell ändernde Marktbedingungen anpassen. Unternehmen sparen hierdurch hohe Programmierkosten und mindestens ebenso wertvolle Zeit.

• Spar-Tipp Nr. 10:

  Geht es um die Abdeckung spezieller Prozesse, kommt das ein oder andere Unternehmen um bestimmte Automatisierungen oder Anpassungen in der Software nicht vorbei. Um dennoch nicht den Standard verlassen zu müssen und sicherzustellen, dass die „Sonderlocken“ auch nach Releasewechseln verwendbar bleiben, empfiehlt es sich auf ein ERP-System zu setzen, das ein releasefähiges Skripting als Add-on unterstützt, welches durch den Kunden selbständig erweitert bzw. erstellt werden kann.

• Spar-Tipp Nr. 11:

  Die Bedeutung anwenderfreundlicher Software ist vielfach belegt. Passgenaue Masken oder KI-gestützte Eingabehilfen sorgen für eine deutlich effizientere Bedienung eines ERP-Systems, tragen erheblich zur Fehlervermeidung und damit zur Einsparung von Aufwänden und Kosten bei. Empfehlenswert ist z. B. ein grafischer Editor zur individuellen Oberflächengestaltung.

Gerade für anspruchsvollere, komplexe Einsatzfelder sind ERP-Systeme auch künftig nicht für den „schmalen Taler“ zu haben. Das gilt sowohl für die Anfangsinvestition als auch für laufende und projektbezogene Folgekosten. Dennoch gibt es hier einige relevante Unterschiede, die gerade langfristig zu echten Spartipps avancieren können. Kurzum: Schon beim Auswahlverfahren gilt es, genau hinzuschauen und spätestens beim zweiten Blick Anfangsinvestition und Folgekosten in der Langfristperspektive sorgfältig zu prüfen und mitunter auch miteinander abzuwägen.