6 Faktoren für eine erfolgreiche ERP-Einführung

Es stimmt: Jedes ERP-Projekt ist so individuell wie das Unternehmen, das sich für eine neue ERP-Software entscheidet. Dennoch lassen sich Erfolgsfaktoren identifizieren, die gelungene Projekte gemeinsam haben.

Unternehmen können sich von diesen „Leitplanken“ inspirieren lassen, um Probleme bei der ERP-Einführung proaktiv zu vermeiden. Was ist also wichtig bei der ERP-Auswahl und –Einführung? Was sollten Unternehmen beachten? Worauf sollten sie bei ihrem Anbieter achten?

Im Auswahlprozess auf Kernprozesse konzentrieren

Obwohl Unternehmen zu Recht stolz auf Ihre individuellen Stärken und Besonderheiten sind, laufen Auswahlprozesse oft sehr schematisch ab. Der Fokus wird auf Eigenschaften und Funktionen gelegt,  während die Kernprozesse und konkreten Anforderungen aus dem Blickfeld geraten. In der Praxis bedeutet dies, dass die Unternehmen aus umfangreichen Standardkatalogen die für sie vermeintlich wichtigen Eigenschaften und Funktionen auswählen. Das Resultat sind Lastenhefte im Sinne von teils unspezifischen Wunschlisten, die von den Anbietern schematisiert beantwortet und bewertet werden.

Dabei sollten der praktische Nachweis und die Demonstration, dass der Anbieter die Prozesse des Unternehmens gut abbilden und steuern kann, wichtiger sein. Besser ist es daher sich auf die Kernprozesse zu konzentrieren. Fragen Sie sich:

• Was sind der oder die Kernprozesse, welche abgebildet werden sollen?
• Welche weiteren integralen Prozesse sollen über das ERP-System gesteuert werden?
• Ist die ERP-Software in der Lage, diese Prozesse optimal zu unterstützen?
• Hat der Anbieter relevante Branchenreferenzen, passend zu meinem Unternehmen?

Mensch im Mittelpunkt

Für ERP-Projekte ist, neben der passenden Software, der menschliche Faktor entscheidend. Die Chemie zwischen den Projektbeteiligten muss für eine erfolgreiche Einführung stimmen. Es ist daher ratsam, dass sich die am ERP-Projekt beteiligten Personen bereits früh im Auswahlprozess kennenlernen. Wenn das Kern-Team – bestehend aus Projektleiter, Experten des ERP-Anbieters sowie den Key-Usern des Unternehmens – früh eine gute Arbeitsbeziehung etabliert, lassen sich viele Stolpersteine unkompliziert aus dem Weg räumen, bevor sie kritisch werden.

Die richtigen Key-User für das ERP-Projekt wählen

Die Auswahl der Key-User muss mit Sorgfalt erfolgen, denn sie sind entscheidend für den Projekterfolg. Einerseits definieren sie gemeinsam mit dem Anbieter die zukünftigen Sollprozesse und prägen damit entscheidend die zukünftigen Arbeitsabläufe und den Umgang mit dem ERP-System. Andererseits tragen sie durch Anwenderschulungen die Software ins Unternehmen hinein.

Digitalisierungsprojekte sind immer dann erfolgreich, wenn die Prozesse und Lösungen gemeinsam von Anbieter und den Key-Usern erarbeitet werden. Eine reine Konsumentenhaltung ist dagegen fehl am Platz. Key-User sollten daher:

• Begeisterungsfähig und offen für neue Wege und Lösungen sein
• Die bestehende Prozesse und die Historie des Unternehmens sehr genau kennen und kritisch hinterfragen
• Kreativ sein und über ein gutes Abstraktionsvermögen verfügen, um letztlich gemeinsam neue Prozesse gestalten zu können

Budget für Dienstleistungen ausreichend planen

Ein ERP-Projekt endet nicht mit dem Einführen von Software und dem Erklären von Funktionen. Vielmehr findet mit der ERP-Einführung auch ein Change-Prozess im Unternehmen statt. Beratung über den Umgang mit dem ERP-System ist daher ebenso notwendig wie die gemeinsame Ausarbeitung von Sollprozessen. Entscheider sollten Wert darauf legen, die entsprechenden Mittel und Ressourcen für genau diesen Change-Prozess bereitzustellen.

Rückendeckung durch das Management

Gutes Projektmanagement und passende Software allein sind nicht ausreichend für den Projekterfolg. Entscheidend ist, dass das Management und die Geschäftsführung hinter dem Projekt stehen, damit die neuen Abläufe wirklich in der Praxis gelebt werden. Das bedeutet einerseits, dass das Management in der Belegschaft für die Akzeptanz des Projektes werben muss. Andererseits müssen genug personelle Ressourcen eingeplant werden. Gerade wenn das Tagesgeschäft fordernd ist, ist es ratsam, Kapazitäten für das Projekt aktiv zu blocken. Freiräume für qualitativ hochwertige Arbeit im Projekt können geschaffen werden, indem Key-User in der täglichen Arbeit von anderen Mitarbeitern entlastet werden oder Regelungen für den Ausgleich von Mehrarbeit gefunden werden.

Ehrliche Ist-Soll-Analyse

Last but not least ist vor der Anbieterauswahl eine ehrliche Analyse des aktuellen Standes und eine klare Zielsetzung für das Einführungsprojekt von enormer Bedeutung. Der finale Soll-Prozess, also die Definition wie mit dem System gearbeitet werden soll, wird zwar erst später gemeinsam mit dem Anbieter erarbeitet. In der Vorbereitung sollten sich Unternehmen aber bereits darüber klar werden, was die kritischen Punkte sind, die verbessert werden sollen. Im Idealfall sollten die zukünftigen Anwender und Key-User bereits in dieser Phase aktiviert werden und sich in den Änderungsprozess einbringen bzw. sich mit diesem auseinanderzusetzen. Die betroffenen Mitarbeiter stellen dank ihres Wissens um die Prozesse und gelebten Praktiken einen wesentlich Faktor dar, der im Sinne einer erfolgreichen und nachhaltigen Systemeinführung  nicht ignoriert werden sollte.