ERP-Auswahl: Die 8 goldenen Regeln für das Lastenheft

Es ist die Basis jedes ERP-Projektes: Im Lastenheft schildern Unternehmen ihre Prozesse und Erwartungen an ausgewählte ERP-Anbieter. Die Anbieter müssen dann nachweisen, ob sie den Anforderungen gewachsen sind.

ERP-Systeme bilden für produzierende Unternehmen mittlerweile das Rückgrat der Digitalisierung und sind aus vielen Unternehmensbereichen nicht mehr wegzudenken.

Kein Wunder also, dass die Aufgabe, ein gutes Lastenheft zu erstellen, in den letzten Jahren nicht leichter geworden ist. Welche Fallstricke und Regeln sollten Unternehmen bei der Erstellung eines Lastenheftes aber beachten? Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Aspekte.

Klären Sie Ihre Ziele vor der Erstellung des Lastenheftes

Vor dem ERP-Projekt steht die Zieldefinition. Praktisch bedeutet dies die strategische Überlegung, wohin Sie mit Ihrem Unternehmen möchten und welche Rolle das ERP dabei spielen soll. Konkret runtergebrochen sollten Sie diese Fragen beantworten:

• Wofür benötigt das Unternehmen ein ERP-System?
• Welche Unternehmensziele sollen mit der Systemeinführung erreicht werden?
• Welche Prozesse möchten Sie optimieren?
• Welche Prozesse sollen neu im ERP abgebildet werden?

Konzentrieren Sie sich im Lastenheft auf Prozesse und nicht auf Features

Lastenhefte bestehen zu oft aus schematischen Aneinanderreihungen von ellenlangen Listen an gewünschten Funktionen. Dieses Vorgehen hat einen entscheidenden Nachteil, denn das Wichtigste gerät aus dem Blickfeld: Die wertschöpfenden Prozesse sowie relevante Unterstützungsprozesse wie DMS oder BI und die sich daraus ergebenden spezifischen Anforderungen eines Unternehmens.

ERP-Projekte sollen in der Regel zwar die „Schmerzpunkte“ in Unternehmen beseitigen, also schlecht funktionierende Prozesse optimieren. Dabei sollten Sie diesen jedoch nicht übermäßig viel Raum geben und die reibungslos funktionierenden Prozesse darüber vergessen.

Ideal ist es, die Kernprozesse in Form von Prozessbeschreibungen darzulegen und Anforderungen an das ERP zu formulieren. Damit schaffen Sie den Raum, den Anbieter benötigen, um sich vom Ist-Zustand Ihrer IT zu lösen. Wenn nur vorgeben ist, was zu tun ist und nicht wie, können Anbieter Ihre eigenen Stärken einbringen und ggf. eine bessere Lösung aufzeigen (Lösungsneutralität).

Überfrachten Sie das Lastenheft nicht

Anforderungen sollten nicht zu allgemein formuliert sein, sondern Prozesse konkret beschreiben. Denn wenn Prozesse zu allgemein beschrieben sind, tendieren Anbieter gerade in der Phase der Grobsondierung dazu, Ihre Fähigkeiten in diesen Bereichen zu bejahen, auch wenn dies vielleicht nur begrenzt der Fall ist.

Trotzdem gilt auch hier: Gehen Sie nur so sehr in die Tiefe, wie es sinnvoll ist. Überfrachtete Lastenhefte erschweren den Anbietern die Arbeit und lenken von Ihren wahren Anforderungen ab. Die Folge: Im Zweifelsfall konzentrieren sich die Anbieter auf beschriebene, aber gar nicht relevante Aspekte.

Beziehen Sie Fachabteilungen frühzeitig ein

Die späteren Anwender sind diejenigen, die genau über die aktuellen Prozesse und Besonderheiten Ihres Unternehmens Bescheid wissen. Das Wissen sollten Sie daher nutzen und zumindest die Keyuser einbeziehen. Setzen Sie jedoch Prioritäten! Forderungen und Ideen sollten nicht 1:1 ins Lastenheft übertragen werden. Vielmehr kommt ERP-Verantwortlichen die Rolle als „Dolmetscher“ zu: Die Bedürfnisse der Kollegen müssen strukturiert und verständlich im Lastenheft festgehalten werden. Gleichzeitig sollten Projektleiter darauf achten, dass sie selbst Prozesse nicht allein durch die eigene IT-Brille betrachten, sondern der Input aller Abteilungen ausgewogen betrachtet und nach den Unternehmenszielen gewichtet in das Lastenheft einfließt.

Diese letztlich getätigte Priorisierung sollten Sie im Lastenheft für die Anbieter ausweisen und z.B. ihre KO-Kriterien klar benennen, um einen ehrlichen Austausch zu begünstigen und teure Missverständnisse zu vermeiden.

Die perfekte Gliederung eines Lastenheftes

Die ideale Gliederung ist sicherlich zu einem gewissen Teil Geschmacksfrage. Dennoch sollten die hier genannten Aspekte in jedem guten Lastenheft in irgendeiner Form Berücksichtigung finden:

1. Unternehmensbeschreibung

Eine kurze, prägnante Beschreibung Ihres Unternehmens ist ausreichend. Nennen Sie außerdem Ihre Alleinstellungsmerkmale und Stärken und beschreiben Sie das Marktumfeld. Ein Link zum Firmenprofil auf der Homepage Ihres Unternehmens ist vollkommen ausreichend für weitergehende Informationen. Ein tiefergehendes Gefühl für Ihr Unternehmen gewinnen die Anbieter ohnehin eher durch die Anforderungen und Kernprozessen Ihres Unternehmens.

2. Aktuelle IT-Landschaft

Zur Erstellung einer guten Gesamtlösung müssen die Anbieter Ihre bestehende IT-Landschaft kennenlernen. Wo werden etwa Subsysteme wie Excel genutzt? Gibt es Schnittstellen? Wieviele User gibt es? Nennen Sie daher die bestehenden Systeme und skizzieren Sie, wie diese zusammenspielen (sollen).

3. Prozessorientierte Beschreibung funktionaler Anforderungen

Die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens beschreiben Sie am besten prozessorientiert. Schmerzpunkte und Schwächen des Status Quo sollten ebenfalls thematisiert werden. Für eine strukturierte Darstellung bietet es sich an die Anforderungen in drei Bereiche zu teilen:

a) Allgemeine, nicht-fachspezifische, bereichsübergreifende Anforderungen (z.B. Oberfläche, Handling, Dokumentenmanagement)

b) Prozesse der Fachbereiche

c) Schnittstellen

4. Form der Preisinformation

Neben funktionalen Anforderungen hat der Preis einer ERP-Lösung naturgemäß einen wichtigen Einfluss auf die Entscheidung für oder gegen ein System. Unternehmen sollten daher großen Wert auf die Vergleichbarkeit der Angebote legen. Das Lastenheft ist die ideale Gelegenheit, den Anbietern Vorgaben zu machen, wie die Preise für verschiedene Projektabschnitte und -bereiche aufgeschlüsselt und dargestellt werden sollen (z.B. nach Lizenzen, Dienstleistung, Schnittstellen etc.).

5. Grober Zeitplan

An diese Stelle gehört nicht nur eine erste Grobplanung des Projektes selbst, sondern auch ein Plan für den ERP-Auswahlprozess. Halten Sie fest, wie Sie den Prozess planen und vermerken Sie als ersten Schritt, wann genau das Lastenheft abzugeben ist (Datum und genaue Uhrzeit).

6. Ansprechpartner

Rückfragen zum Lastenheft sind wichtig und nützlich, um Missverständnisse zu vermeiden. Es bieten sich zwei Vorgehensweisen, um dem Informationsbedürfnis der Anbieter gerecht zu werden. Entweder Sie nennen den Projektleiter samt E-Mailadresse und Telefonnummer. Gerade in der ersten Phase der Grobsondierung möchten sich nach einem neuen ERP suchende Unternehmen aber nicht mit zu vielen, zeitraubenden Rückfragen konfrontiert sehen.

Alternativ kann es daher Sinn machen, Fragen zu sammeln – etwa indem dafür eine Mailadresse lastenheft@beispiel.com eingerichtet wird – und diese bei einem Q&A-Termin für alle Anbieter gesammelt zu beantworten. Dies ist gerade in der ersten hektischen Phase eine große Arbeitserleichterung und führt ggf. zu wichtigem Input, der allen Anbietern zu Gute kommt.

Lastenheft ist nicht gleich Pflichtenheft

Zwar werden Lasten- und Pflichtenheft oft synonym verwendet, doch es handelt sich um zwei Dinge!

Im Lastenheft wird vom Unternehmen, das ein ERP einführen möchte, beschrieben, was gefordert ist. Im Pflichtenheft steht dagegen, wie die Anforderungen umgesetzt werden. Deswegen wird das Pflichtenheft auch gemeinsam von Anbieter und Unternehmen auf Basis des Lastenheftes erstellt. Achten Sie beim Verfassen des Lastenheftes auf diese Unterscheidung.

Zwischen Longlist-Lastenheft und Shortlist -Lastenheft unterscheiden

Lastenhefte sind nicht statisch und sollen im Auswahlprozess stetig besser werden. Am Anfang des Prozesses, wenn noch viele Anbieter sondiert werden, muss es nicht perfekt sein. Rückfragen der ERP-Anbieter oder weitere Anforderungen aus den Abteilungen reichern das Lastenheft im zeitlichen Verlauf immer weiter an. Wichtig für die Anbieter ist allerdings, dass Sie jeweils transparent machen, in welchem Stadium sich das Projekt und damit auch das Lastenheft befindet.  So können sich die Softwareunternehmen darauf einstellen und ggf. wichtigen Input liefern.

Klare Struktur für Antworten vorgeben

Eine klar definierte Legende, wie Anbieter Fragen beantworten sollen, verhindert Unklarheiten bei der Beantwortung und erspart Ihnen zu detaillierte oder lange Antworten.

• Ja / Nein / Vielleicht sind meist nicht ausreichend für ein klares Bild.
• Im Standard, Durch Partnerprodukt, Customizing, Anpassung durch Anbieter, Gar nicht möglich sind weitere sinnvolle Kategorien

Zusätzlich sollten die Anbieter jeweils angeben, ob die angegebenen Leistungen und Funktionalitäten in den ausgepreisten Kosten enthalten sind. Kommentare sollten ebenfalls immer möglich bleiben, auch wenn eine Zeichenbeschränkung sinnvoll ist.