Projektmanagement mit ERP: Worauf produzierende Unternehmen achten müssen

Projekte und Projektmanagement sind zum Goldstandard der modernen Arbeitsorganisation geworden. Kein Wunder, denn mit einem gezielten Projektmanagement  und der entsprechenden Software sparen produzierende Unternehmen Kosten, Zeit und Energie.

Oft wird beim Projektmanagement aber viel Potential verschwendet, wenn die dazugehörige Software den Belangen des Projektmanagements in der fertigenden Industrie nicht gerecht wird. Auf welche Aspekte Sie bei einer Software für Projektmanagement achten sollten, ob eine solche Lösung für Ihr Unternehmen überhaupt Sinn macht und worauf es bei der Einführung ankommt, fassen wir in diesem Artikel zusammen.

Welche produzierende Unternehmen profitieren von einer Projektmanagement-Lösung?

Grundsätzlich ist eine Software für Projektmanagement für alle Unternehmen sinnvoll, die Termine und Aufwände planen und überwachen möchten. Ein solches basales Projektmanagement betreiben Unternehmen immer dann, wenn das eigene Produkt als Projekt betrachtet wird.

Im Bereich von produzierenden Unternehmen sind klassischerweise Unternehmen aus diesen Branchen mit einer Software für Projektmanagement gut beraten:

• Maschinen- und Anlagenbau
• Sonderfertiger
• Variantenfertiger

Zudem betreiben auch viele Serienfertiger und Apparatebauer für ihre Forschungs- und Entwicklungsprojekte oder ihren internen Werkzeugbau Projektmanagement. Auch hier bietet es sich unbedingt an, auf eine passende Softwareunterstützung zu setzen, die die Belange fertigender Unternehmen konsequent mitdenkt.

Welche Vorteile haben Unternehmen, wenn Sie Projektmanagement nutzen?

Projektfortschritts- und Budgetüberwachung: Projektarbeit ist geprägt vom Aufteilen des Gesamtprojektes auf Arbeitspakete, deren Erledigung mit entsprechenden Terminen versehen wird. Dem Überwachen von Terminen und Aufwänden kommt bei Projektmanagement-Lösungen daher eine zentrale Rolle zu. Der Projektfortschritt kann mit einer Projektmanagement-Software jederzeit und aktuell analysiert werden. Neben den entsprechenden Kennzahlen, kann der Fortschritt auch in Form eines Gantt-Diagramms visualisiert werden. Damit behalten der Projektverantwortliche und das Management jederzeit den Überblick und können bei kritischen Situationen zeitnah reagieren.

Kapazitätsplanung: Anforderungen an Mitarbeiter- / Gruppen, allgemeine Ressourcen oder Betriebsmittel können transparent geplant werden. Dabei haben die verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit den Überblick über die Kapazitätssituation, wobei nicht nur Projektaufwendungen sondern beispielsweise auch Grundlasten aus dem ERP berücksichtigt werden können.

Mit Checklisten Komplexität verringern: Sämtliche im Projekt benötigten Pendenzen, Aufgaben und Aktivitäten können in einer Projektmanagement-Software komfortabel überwacht, verfolgt und gesteuert werden. Die Daten zu Terminbezug und Verantwortlichkeit lassen sich darüber hinaus in Checklisten zu einzelnen Vorgängen leicht zusammenfassen und verfolgen. Bei Verzug kann eine automatische Warnung an Projektverantwortliche oder Anwender gesendet werden.

Die Folge: Papierhafte Vorgänge, Excel-Listen und Komplexität von Projektstrukturen werden verringert oder ganz eingespart.

Simulationen: Über Simulationsszenarien ist es möglich, die Auswirkungen von Projektänderungen oder neuen Aufträgen auf die gesamte Auslastungssituation vorab zu prüfen. So kann etwa schon bei der Angebotserstellung geprüft werden, wie sich ein neuer Auftrag auf die die Auslastung der Maschinen auswirkt, ob der gewünschte Liefertermin zu halten ist und ob bspw. ausreichend Kapazitäten in der Konstruktionsabteilung oder anderen Fachabteilungen frei sind.

Wieso sollten produzierende Unternehmen eine mit dem ERP integriertes Projektmanagement wählen?

Viele Unternehmen nutzen heute Insellösungen wie Excel oder MS Project für ihr Projektmanagement. Dies ist vor allem aus zwei Gründen problematisch:

• Projekte werden isoliert betrachtet: Die Auswirkungen und Zusammenhänge von einzelnen Projekten aufeinander und die Auslastungssituation des Gesamtunternehmens werden bei der Projektplanung nicht berücksichtigt.
• Erhöhter Pflegeaufwand: Die Pflege von Daten muss in mehreren Systemen erfolgen, was erhöhtes Fehlerpotential birgt und unnötigen Zeitaufwand bedeutet.

Integrierte Lösungen können dagegen mit diesen Mehrwerten punkten:

Zentrale Datenhaltung: Dank zentraler Datenbasis und der Fähigkeit, mehrere Projekte im Zusammenhang und gleichzeitig zu planen, reflektieren integrierte Projektmanagement-Lösungen die Wirklichkeit des produzierenden Mittelstandes besser. In der Realität nutzen alle Projekte nämlich die gleichen, zentralen Ressourcen eines Unternehmens (z.B. Konstruktionsabteilung). Bei der Planung fließen alle Daten bei integrierten Lösungen zusammen und werden nicht isoliert betrachtet.

Durchgängige Abläufe und Vorgänge: Daten müssen nur an einer zentralen Stelle eingepflegt werden und sind daher auch sofort über alle Abläufe hinweg verfügbar. Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter aus einem Projekt krankmeldet, wird dies in der der Personalzeit erfasst und fließt direkt in die Planung des Projektmanagements ein.

Einfachere Auswertung: Für das Projekt geleistete Aufwände (Ist-Stunden) sind ebenfalls vollautomatisch verfügbar. Fortschritt und Budget können so komfortabel überwacht werden.

Weiterführende Informationen sind verfügbar: Aus dem Projekt können direkt Verlinkungen zu relevanten Informationen im ERP-System gesetzt werden. Beispielsweise kann so sehr einfach der Status von Fertigungsaufträgen geprüft und Aussagen darüber getroffen werden, ob dieser in Verzug ist. Für die Belange des fertigenden Mittelstandes ist dies ein nicht zu unterschätzender Mehrwert.

Termine direkt in das ERP-System durchsetzen: Termine können vom Projektmanagement direkt in das ERP durchgesetzt werden. Dies hat vor allem Vorteile, wenn sich ein Projekt verschiebt und alle zugehörigen Fertigungsaufträge und Arbeitsgänge automatisch um eben diesen Zeitraum verschoben werden. Weiterhin lassen sich so komplexere Terminierungsszenarien abbilden, was ohne eine Kopplung fast nicht möglich ist, wenn beispielsweise bestimmte Baugruppen projektbezogen terminiert werden sollen.

Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen zur Einführung haben?

Unternehmen sollten bereits die grundlegenden Voraussetzungen für Projektmanagement geklärt haben. Dies bedeutet, dass sie für sich festgelegt haben:

• Was sie unter einem Projekt verstehen
• Wie sie Arbeitspakete definieren
• Wie Vorgänge gestaltet sind

Prinzipiell können diese Klärungen auch im Laufe der Einführung erfolgen, aber diese gestaltet sich deutlich einfacher, wenn die Abläufe bereits gelebt werden und „nur“ in der Softwarelösung abgebildet werden müssen.

Was gibt es bei der Einführung zu beachten?

Über das Scheitern von Softwareprojekten oder über holprige Einführungen wird nicht gerne gesprochen. Viele Probleme lassen sich allerdings bereits im Vorfeld vermeiden, wenn sie proaktiv adressiert werden. Diese Fallstricke können Unternehmen vermeiden:

Mangelndes Software Know-How

Die für das jeweilige Projekt zuständigen Mitarbeiter sind nicht unbedingt Softwarespezialisten mit der größten IT-Affinität. Die Bedienung des Systems gestaltet sich dann für diese Anwender schwierig, was zu Frustration und einem Ausweichen auf Alternativen zur Steuerung von Projekten führen kann. Eine gute Schulung und/oder der Aufbau einer zentralen Position als Ansprechpartner für die Pflege und Koordinierung der Softwarelösung haben sich bewährt, um den Anwendern das nötige Know-How zur Verfügung zu stellen.

Fehlendes Change Management

Menschen müssen für die Arbeit mit einem neuen System aktiv gewonnen werden, damit dieses tatsächlich in der Praxis genutzt und gelebt wird. In Unternehmen und Projekten gibt es einen ständigen Wandel. Neue und unerwartete Einflüssen können nicht immer vorhergesehen und beachtet werden. Projekte sind per se dynamisch, auf einen solchen Umgang mit der Software und den beteiligten Menschen müssen sich Unternehmen einstellen. Dies beginnt damit, die Mitarbeiter abzuholen und für die Vorzüge der Projektmanagement-Lösung zu gewinnen, und sollte als kontinuierlicher Change-Prozess mitgedacht werden.

Prozesse und Verantwortlichkeiten im Vorfeld klären

Eine Projektmanagement-Lösung einzuführen, ohne die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, wird nicht funktionieren. Um Unklarheiten zu vermeiden, sollten Prozesse und Verantwortlichkeiten vor dem Einsatz der Software geklärt werden:

• Was sind die Rollen und Positionen?
• Wie soll die Zusammenarbeit organisiert werden?
• Wer definiert, wann Arbeitspakete und Vorgänge fertig bearbeitet sind?
• Wer ist für welche Aufgaben konkret verantwortlich?

Die Einführung eines Projektmanagement-Tools ist eine große Chance für produzierende Unternehmen

Fertigende Unternehmen profitieren auf vielfältige Art und Weisen von einer durchgängigen Softwarelösung für ihr Projektmanagement:

• Projektübergreifende Überwachung der Auslastung von Ressourcen
• Steuerung aller Projekte aus einer Oberfläche mit einheitlicher Datenbasis
• Verknüpfung mit relevanten Informationen aus dem ERP-System
• Multi-User: Mehrere Anwender können Projekte gemeinsam planen
• Zeit sparen mit Projektvorlagen

Bei der Einführung sollten Unternehmen Schritt für Schritt vorgehen und das Projektmanagement ggf. in der ersten Stufe schlank einführen. Dabei gilt die Maxime:

Damit ist gemeint, dass das Projektmanagement zuerst ohne Kopplung mit anderen Systemen eingeführt wird. Während der Einführung wird dann in der Regel bereits ersichtlich, an welchen Stellen  komplexere Prozessschritte und die Integration mit anderen Teilen der IT-Landschaft Sinn machen.