ERP-Einführung: Diese 10 Fehler sollten Sie vermeiden

Die ERP-Einführung ist ein für alle Beteiligten forderndes Projekt. Gewohnte Abläufe müssen verändert, neue Software erlernt werden.

Zu selten spricht man aber über die Gründe dafür, wenn es einmal nicht geklappt hat mit der ERP-Einführung. Dabei ist das ERP-System als Herz produzierender Unternehmen kritisch für den Unternehmenserfolg, wie auch Liqui-Molly-Chef Ernst Prost mit seinem berühmt gewordenen Ausspruch zum Chaos rund um die ERP-Einführung in seiner Firma deutlich machte („Das ist schlimmer als Brexit, Trump und Handelskrieg“).

Welche Klippen Sie umschiffen sollten, um Probleme in Ihrem ERP-Projekt zu vermeiden, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

1. Unzureichende Ist-Analyse und fehlerhafte Prozessdokumentation

Eine sorgfältige und systematische Ist-Analyse ist notwendig, um anschließend zielgenau Anforderungen und Wünsche an die neue ERP-Lösung formulieren zu können.

Vor dem Start des ERP-Projekts steht daher die Dokumentation und Analyse des Ist-Zustandes der Prozesse Ihres Unternehmens. Wie sind die Prozesse in Ihrem Unternehmen ausgestaltet? Wo liegen gegebenenfalls Schwachstellen? Wo soll optimiert werden? Investieren Sie hier ausreichend Zeit und binden Sie Key-User und Fachabteilungen frühzeitig ein. Es geht immerhin darum, wie Sie in Zukunft arbeiten wollen.

2. Zusätzliche Anforderungen im Projektverlauf

Meist ergeben sich neue Anforderungen entweder direkt aus der eben besprochenen, unzureichenden Ist-Analyse oder durch eine lange Projektdauer. Neue bzw. ungeplante Anforderungen, die erst nach dem Projektstart aufkommen, sind gleichzeitig so etwas wie der „Klassiker“ unter den Fehlern bei der ERP-Einführung. Es empfiehlt sich daher die Projektlaufzeit im Rahmen zu halten, da sich im dynamischen Produktionsumfeld sonst zwangsläufig Änderungen ergeben.

3. ERP-Einführung wird nicht als Projekt für das gesamte Unternehmen betrachtet

Der Erfolg von ERP-Projekte hängt entscheidend mit der Akzeptanz unter den Mitarbeitern zusammen. Eine gute interne Kommunikation ist ratsam, um Widerstände in der Belegschaft abzubauen, alle Mitarbeiter mitzunehmen und von ihnen wertvollen Input einzuholen. Wenn die Entscheidung für ein ERP der breiten Masse von Anwendern von nur wenigen Mitarbeitern oder einer Fachabteilung aufgezwungen wird, ist dagegen Konflikt vorprogrammiert. Eine frühe Involvierung von Keyusern und Anwender verhindert dagegen das Entstehen von Insellösungen, die am Bedarf vorbei gehen.

Die Anwender müssen zum Teil des Prozesses gemacht und ihre Praxiserfahrungen sowie Kreativität einbezogen werden.

4. Schlechte Schulung und Dokumentation

ERP-Anbieter unterstützen zwar in der Regel bei der Dokumentation für die neue Software, doch die Erstellung von finalen Unterlagen sollte durch das einführende Unternehmen erfolgen. Hintergrund ist, dass unternehmensspezifische Prozesse so besser berücksichtigt werden können. Zudem werden selbst erstellte Unterlagen (ggf. im Corporate Design) erfahrungsgemäß eher von der Belegschaft angenommen und wirklich gelebt. Ein funktionierendes Dokumentationswesen entsteht immer dann, wenn das gesamte Unternehmen aktiv nach einheitlichen Standards mitwirkt.

Zusätzlich sollten Sie darauf setzen, dass die Schulung der Endanwender durch die Keyuser und nicht den Anbieter erfolgt. Der Grund: Ihre Keyuser kennen die internen Prozesse und Begrifflichkeiten am besten, können daher praxisnäher lehren und erfahren eine höhere Akzeptanz unter den Mitarbeitern.

Sowohl für Schulung als auch Dokumentation sollte frühzeitig Budget eingeplant werden.

5. Mehr als einen Projektverantwortlichen

Ständig wechselnde Besetzungen im Projektteam sind Gift für den Erfolg, denn sonst müssen kontinuierlich Abläufe eingespielt und die Regeln der Zusammenarbeit ausgehandelt werden. Dazu müssen neue Teammitglieder auf den aktuellen Stand gebracht werden und sich einarbeiten – ein echter Zeitfresser. Natürlich ist die Funktion des Projektleiters von herausgehobener Bedeutung, doch auch in den fachlichen Workshops sollte eine stabile Besetzung etabliert sein.

6. Unklare Zieldefinition

ERP-Projekte sind kein Selbstzweck und Digitalisierung per se kein Heilsbringer. Wenn Unternehmen sich selbst nicht darüber im Klaren sind, was mit der ERP-Einführung erreicht werden soll, werden Erwartungen schnell enttäuscht und Projekte scheitern. ERP-Anbieter bieten zwar (Prozess-)Beratung an, doch die Zielsetzung des Projektes muss durch das Unternehme erfolgen. Ihre Ziele können dabei qualitativer (mehr Transparenz ) oder quantitativer Natur (mehr Effizienz) sein. In jedem Fall sollten Ihre Ziele mit den Bedürfnissen der Belegschaft abgeglichen und schriftlich festgehalten werden.

7. Zu knapper Projektzeitplan

Zeit ist bekanntermaßen Geld. Doch wenn unter Zeitdruck nicht ausgereifte Lösungen an den Start gebracht werden, sorgt dies oft für Frust und Produktivitätseinbußen. Eine Empfehlung für einen Zeitplan hängt stark vom individuellen Unternehmen und seinen Prozessen ab. Nichtsdestotrotz sollten Entscheider bei der ERP-Einführung darauf achten, dass Zeitpläne realistisch erscheinen und über genug Puffer verfügen.

8. Keine systematische Methodik bei der Projekteinführung

Schlecht vorbereitete Migrationen sind nicht nur nervenaufreibend, sondern können massiv Zeit kosten. Eine bewährte Methodik hilft dagegen bei der Einführung dabei kritische Punkte früh zu identifizieren. Aufgaben mit langer Erledigungsdauer können frühzeitig mit eingeplant werden. Andere, oft gern übersehene Aspekte (wie die Validierung der Datenqualität oder die Gestaltung der betrieblichen Belege) geraten erst gar nicht in Vergessenheit, sondern werden durch den strukturierten Ansatz rechtzeitig mitgedacht.

9. ERP ist kein Chef-Projekt

Die Unterstützung durch das Management und die Geschäftsführung ist wichtig für den Erfolg von ERP-Projekten. Einerseits sollte das Management aktiv für die neue Software werben, andererseits müssen die Rahmenbedingungen für eine gute Einführung geschaffen werden. Das heißt: Ressourcen müssen aktiv geblockt werden, Keyuser an anderer Stelle entlastet und ein Change-Prozess im Unternehmen initiiert werden.

10. Schematische und standardisierte Anbieterauswahl

Der Blick auf Funktionen lenkt leider zu oft davon ab, ob ERP-Software die Kernprozesse eines Unternehmens abbilden und optimieren kann. Dabei handelt es sich hier um den entscheidenden Aspekt! Schematische und standardisierte Auswahlprozesse können daher spätestens bei der eigentlichen Einführung zum Problem werden.

Achten Sie daher sehr genau darauf, dass der Anbieter Ihrer Wahl über nachprüfbares Branchen-Knowhow verfügt und sprechen Sie mit Referenzen. Externe Beratung kann zur Vorselektion hilfreich sein, doch Berater verfolgen auch wirtschaftliche Eigeninteressen und kennen die „Seele“ von Industrieunternehmen nicht immer. Beratung muss daher immer individuell auf ein Unternehmen und seine Prozesse eingehen und nicht nur ein Schema von A bis Z abspulen.

Autor: Felix Saran