Geschäftsprozesse optimieren: So wichtig ist Stammdatenmanagement

Oft bemüht, doch selten befolgt: Beständiges Stammdatenmanagement ist eine Daueraufgabe, um die Potentiale von Entwicklungen wie Industrie 4.0, Digitalisierung und Big Data wirklich ausschöpfen zu können. ERP-Software kann den produzierenden Mittelstand dabei automatisiert unterstützen.

Wir erklären in diesem Artikel, welche Fallstricke Stammdatenmanagement birgt, welche Möglichkeiten zur Automatisierung es gibt und geben Tipps, wie Sie ihr Unternehmen gut aufstellen können.

Warum ist Stammdatenmanagement wichtig?

Oft liest man, Daten seien das Öl des 21. Jahrhunderts. Doch ohne effektives Informationsmanagement können die unbestreitbaren Vorteile der Digitalisierung nicht ausgeschöpft werden. Aktualität, Konsistenz, Validität und Darstellung von Daten werden immer mehr zu Schlüsselfaktoren. Um im Bild zu bleiben:

Ohne intelligentes Stammdatenmanagement wird das Öl nicht fließen.

Gerade für Produzenten und Fertiger aus dem Mittelstand ist dies eine Herausforderung. ERP-Benutzer berichten häufig von veralteten und fehlerhaften Daten. Verwunderlich ist dies nicht, da Stammdatenpflege aufwändig ist und im hochgradig durchgetakteten Alltag oft eine geringe Priorität genießt. Dazu kommt die Gefahr, beim manuellen Einpflegen Fehler zu machen.

Dabei wird Datenqualität zum entscheidenden Faktor im internationalen Wettbewerb, denn stimmen die Daten nicht, laufen Prozesse fehlerhaft, ineffizient oder im Extremfall gar nicht ab.

Tipps für gutes Stammdatenmanagement:

• Nutzen Sie dispositionsrelevante Daten: Erkennen Sie zukünftige Bedarfe
• Automatisieren Sie: Sparen Sie Zeit und Fehlerquellen ein
• Beziehen Sie vorhandene Daten ein: Von Lieferanten, Kunden, Mailverkehr
• Lassen Sie sich von ERP-Software unterstützen

Recht bekannt ist bereits die Möglichkeit, gleitende Einkaufspreise automatisch im ERP-System zu aktualisieren. Andere dispositionsrelevante Daten werden allerdings meist nicht beachtet. Dabei macht es Sinn, die vorhandenen Daten zum Stammdatenmanagement zu nutzen. Für Fertigungsunternehmen bietet es sich an, die Stammdaten zu Wiederbeschaffungszeiten, Durchlaufzeiten, Beschaffungsart (verbrauchsorientiert vs. bedarfsorientiert), Bestellpunkte (Meldepunkte), Bestellmengen, maximale Mengen in Abhängigkeit der möglichen Kapitalbindung und Sicherheitsbedarfe kontinuierlich zu ermitteln und zu bewerten. In festlegbaren Grenzen können diese Werte (artikelbezogenen und werksspezifisch) in die Planungsparameter des ERP zurückgespiegelt werden.

Stammdaten werden so automatisch auf Basis von Daten aus der Vergangenheit gepflegt und der zukünftige Bedarf auf der Erzeugnisseite in Abhängigkeit bereits bekannter Aufträge geplant. Diese mehrstufigen Prognosen ermöglichen es, die Dispositionsparameter stetig dem Auftragseingang und der Lage am Beschaffungsmarkt anzupassen.

Datenaustausch zwischen Kunde und Lieferant ist schon heute die Regel. In der vernetzten Welt von morgen sollte man diesen nutzen. Lieferanten kennen ihre Produkte ohnehin viel besser als Kunden, sodass es Sinn machen würde, Produktinformationen gleich mit anzubieten. Preise, Lieferzeiten, Maße, Gewicht, Zollinformationen und etwaige Änderungen müssen nicht umständlich beim Kunden eingepflegt werden, sondern können einfach vom Produzenten bereitgestellt werden.

Das ERP-System könnte in Zukunft außerdem die Kommunikation überwachen.

Wenn sich zum Beispiel in der Email-Signatur eines Kunden die Adresse ändert, kann die Software darauf hinweisen und eine Änderung vorschlagen.

Stammdatenmanagement Voraussetzung für Digitalisierung

Wenn Unternehmen Stammdatenpflege automatisieren, spart dies nicht nur Zeit für den individuellen Benutzer, sondern kann auch Abläufe und die Datenqualität verbessern. Durchlaufzeiten und Lagerbestände können verringert, die Liefertermintreue und die Liquidität geschont werden.

Echte Industrie 4.0-Lösungen und die Optimierung von Geschäftsprozessen sind daher nur mit einer hohen Datenqualität möglich. ERP-Software muss den Anwender dabei nachhaltig unterstützen und entlasten. Unterm Strich können Unternehmen durch eine bessere Planung und Auslastung der Produktion Fehlerquellen vermeiden, sparen Kosten und optimieren Prozesse.

Autor: Felix Saran