Big Five der ERP-Usability: 5 Bausteine für eine effiziente Bedienung

Datenrückgrat, Informationsdrehscheibe, Integrations-Hub – ERP-Systeme sind in vielen Unternehmen Dreh- und Angelpunkt der Informationstechnologie. Dafür setzen sie auf eine ungeheure Funktionstiefe und -breite, wodurch die Lösungen nicht immer leicht zu bedienen sind. Doch mit der Usability steht und fällt nicht nur die Zufriedenheit der Anwender. Als wesentlicher Bestandteil der Gebrauchstauglichkeit ist sie auch unmittelbar mit der Datenqualität, Bearbeitungsgeschwindigkeit und Produktivität verknüpft. Fünf Bausteine tragen dafür Sorge, dass sich ein ERP-System effizient bedienen lässt – unabhängig von seinem funktionalen Umfang.

Das ERP-System ist das Datenrückgrat des Unternehmens. Immer öfter ist dieser Satz zu lesen oder zu hören. Was ist damit gemeint? Über eine ERP-Lösung greifen alle Bereiche der Wertschöpfungskette auf eine zentrale Datenbank zu. Eingebunden werden über Schnittstellen auch Fremdsysteme, ein Trend, der durch die zunehmende Vernetzung der Unternehmen weiter zunimmt. Eine ERP-Lösung wird somit zum zentralen Stützpfeiler, der die IT-Komplexität verringert und beherrschbar macht. Als solcher generiert und verarbeitet das System enorme Datenmengen, die im Zusammenspiel mit flankierenden Softwareprogrammen optimiert werden. Diese zentrale Rolle kann eine ERP-Lösung nur auf Basis einer großen Funktionsvielfalt einnehmen. Das gilt für generalistische genau wie für branchenfokussierte Systeme.

ERP-Modul ≠ App

Um die stützende Rolle tatsächlich ausfüllen zu können, braucht auch ein modernes ERP-System am Ende aber vor allem eines: Menschen, die es korrekt und effizient bedienen. Genau hier trennt sich in der ERP-Welt immer stärker die Spreu vom Weizen. So werden viele Anwender von der Optionsvielfalt etablierter Systeme regelrecht erschlagen. Zahlreiche Felder, Operationen und Navigationsmöglichkeiten verstellen im Kontext der konkreten Aufgaben den Blick fürs Wesentliche, tragen zu fehlerhaften oder unvollständigen Dateneingaben sowie zu verzögerten Bedienprozessen bei. Das führt nicht zuletzt dazu, dass sich insbesondere Key User nur schwer vertreten lassen und neue Mitarbeiter erst nach einer intensiven Einarbeitungsphase produktiv eingebunden werden kann. Auch die Zufriedenheit und Akzeptanz leiden darunter.

Dabei muss sich ein ERP-System längst auch mit digitalen Anwendungen außerhalb der Business-IT messen. Nur wenige Lösungen halten etwa dem Usability-Vergleich mit einer App stand. In individuelle Apps lassen sich ein ERP-System und seine Module aber allein aus Zeit- und Kostengründen nicht ohne Weiteres zerlegen. Wie gelingt es also, dass das Datenrückgrat der vernetzten Fabrik für jeden Anwender bedienbar bleibt? Woran erkennen Unternehmen, dass ein System – jenseits seiner funktionalen Tiefe und Breite – gebrauchstauglich ist?

Die Big Five der ERP-Usability

In der Praxis zeigt sich schnell, dass Usability weit mehr ist als ansprechendes Oberflächendesign. Ausschlaggebend ist das Zusammenspiel verschiedener Bausteine. Die fünf wichtigsten im Überblick:

• Durchgängiges Bedienkonzept

In den meisten produzierenden Unternehmen wird die Bedienbarkeit von IT-Systemen durch einen Flickenteppich an Bedienkonzepten erheblich erschwert. Die Gründe: In verschiedenen Abteilungen kommen unterschiedliche Speziallösungen zum Einsatz. Zudem haben über die Jahre hinweg unterschiedliche Konzepte Einzug in das ERP-System gehalten. Das Ergebnis: Anwender müssen innerhalb eines Systems unterschiedlichen Bedienlogiken folgen. Hierunter leidet die Usability. Ziel muss es folglich sein, dass sich sämtliche Module eines ERP-Systems einem durchgängigen Grundprinzip folgend bedienen lassen.

• Rollen- und Bedienkonzepte

Einen Beitrag zur Bedienbarkeit von modernen ERP-Systemen leisten auch Rollen- und Berechtigungskonzepte – vorausgesetzt, sie werden auch visuell bzw. grafisch umgesetzt. Prinzipiell stehen entsprechende Konzepte bereits seit geraumer Zeit in nahezu jedem ERP-System zur Verfügung. In der Regel werden die Felder, Knöpfe und Links, für deren Bedienung ein Anwender nicht befugt ist, aber lediglich ausgegraut. Damit bleibt die gesamte funktionale Klaviatur nach wie vor sichtbar und führt zu Unsicherheiten in der Bedienung. Die Lösung könnte einfacher nicht sein: Statt die Felder lediglich auszugrauen, werden sie in modernen Konzepten vollständig ausgeblendet. Anwender sehen dann ausschließlich jene Bausteine, die sie auch bedienen dürfen.

• Industrial Apps

Die Nachfrage nach mobilen ERP-Erweiterungen steigt seit Jahren kontinuierlich. Denn mit der Einbindung der sogenannten Industrial Apps kann auch die Peripherie immer stärker und effizienter eingebunden werden. Als solche sind sie ein weiterer Baustein durchdachter Bedienkonzepte. Allein die Nutzung regelhafter Scanvorgänge bei Warenentnahmen kombiniert mit einer einfachen Touch-Bedienung sorgt z. B. für eine messbare Zeitersparnis und verbesserte Datenqualität. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können hierdurch mit recht einfachen Mitteln große Potenziale heben.

• Prozessautomatisierung durch Skripting

Die Funktionsvielfalt von ERP-Systemen hat auch zur Folge, dass standardmäßig zum Teil feingranulare Schritte abgefragt werden, die für bestimmte Unternehmen nicht notwendig sind. Auch das sind typische Bremsklötze, wenn es um die Bedienbarkeit von ERP-Lösungen geht. In der Regel lösen IT-Verantwortliche diese Bremse, indem sie die relevanten Operationen verketten und automatisieren. In den meisten Systemen lassen sich entsprechende Prozesse aber nur durch Anpassungen des Source Codes realisieren. Viele Unternehmen verzichten auf diese sogenannte harte Programmierung. Denn sie ist aufwändig und wird meist nur von Spezialisten beherrscht.

Durch eine Skripting-Option lassen sich Prozessabfolgen deutlich einfacher und schneller programmieren. Zudem werden die entstandenen Skripte bei Release-Updates wie ein Rucksack einfach mitmigriert. Grundlage ist folglich sowohl die Verwendung einer standardisierten Skriptsprache, wie JavaScript oder Groovy als auch deren Anreicherung um eine ERP-bezogene Funktionsbibliothek.

• Individuelle Dashboards

Das Oberflächendesign ist eines der Themen, die im Zusammenhang mit ERP-Usability schon seit langem diskutiert werden. Neben Aspekten wie die Reduzierung von Erfassungsmasken oder eine sinnvolle Tastatur- statt Mausbedienung bewähren sich inzwischen vor allem ERP-Lösungen, die zudem durch kluge Konzepte den Anwendern selbst Werkzeuge in die Hand geben, um in Abhängigkeit von der Aufgabenstellung oder sogar von den Vorlieben der Nutzer Datenzusammenhänge selbstständig herzustellen und zu visualisieren. Das Ergebnis: Die Anwender sehen ausschließlich die im aktuellen Kontext relevanten Funktionen – in wenigen Screens und im Stil von Dashboards.

Gebrauchstauglichkeit = Funktionalität + Usability

ERP-Systeme können nur dann ihre Rolle des Daten-Hubs ausspielen, wenn sie auch gebrauchstauglich sind. Das umfasst die funktionale Abdeckung genau wie die Selbstbeschreibungsfähigkeit, übergreifende Abläufe bei der Bedienung sowie einfache Anpassungsoptionen für die Anwender. Entscheidend ist das Zusammenspiel verschiedener Faktoren – der Big Five der Usability.